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必見!『成長する会社』の『会議』の仕方

今回は、『会議』について、少しお話しようかと思います。

▼従業員が会社にいて退屈な時間NO.1は『会議』だと言われてます

これ、分かる気しませんか?

会議の議事を進める主催者側はこんなことないでしょうが、参加者側は、自分に関係の無い議題や、他の人の報告や発表に関しては、
本当に退屈だと、思っているんです。

「こんな会議やって、なんの意味があるんだ、無駄じゃないのか!」

口に出しては言いませんけどね(笑)

わたしは、職業柄、数々の会社の会議の場に出席していますので、一度、出席させて頂くと、その会社の体質みたいなものが、「会議」とい
う場で、ほとんど分かってしまうんです。会社の雰囲気や、人間の力関係や熱意や、考え方・・・ETC

実は、もう一つ、重要なことが分かるんです。

『会議』の場が、退屈でない会社ってのは、間違いなく『成長する会社』なんです。これも、言われてみれば、分かる気がしますよね。

あなたの会社の『会議』はどちらのタイプでしょう?

▼経営者やリーダーは『会議』の場を『活発』しようと望んでいる

特に中小企業というのは、この”思い”が強い気がします。

「うちの連中(従業員)は、何も考えてない!」

「なんで、もっと意見がでてこないのか?」

「優柔不断で、何も決まらない」

「問題だけ言うが、対策案がなにもない」

・・・

こんな、不満を持った経営者やリーダーの方の愚痴を何回聞かされたことか・・

このように、会議の受け手側の優劣を問題にして、わたしに、従業員のモチベーションアップだとか、スキルアップ教育を依頼されるケースって、実は、結構多いのです。

ですが、こんな依頼は、心を鬼にしてお断りします。本質が違うから。

これは、会議のあり方をキチンと理解して、是正していかなければ何も変わらないんです。

▼そもそも『会議』というのは

会議というのは、大きく分類すると3つに分類できると言われています。

・情報共有会議
・意思決定会議
・アイデア創出会議

「え~、まだあるんじゃないの、例えば進捗会議とか」

進捗会議や工程管理会議というのは、情報共有+意思決定みたいなことになりますよね。すから、格となる会議の種類は、大体この3つか、それぞれを掛け合わせたものになります。そして、会議というのは有料なんです。コストが掛る。

人件費(時間当たり)×会議時間 + 運営経費 = 本当の会議費用

平均30万円の給与の人間が10名出席して、1時間の会議を毎週2回(月に8回)、したとすると。

1日当たりの平均人件費: 30万円÷22日(1ヶ月の稼働日)=約13,600円

1時間当たりの平均人件費: 13,600円÷7.5時間(1日の稼働時間)=約1,800円

1時間当たりの会議費: 1,800円×10人×1時間=18,000円

1月当たりの会議費: 18,000円×8回=144,000円

運営経費にばかり気を取られますが、その運営経費以外に、人件費だけでも実に、144,000円の費用が、なんの結果も生み出さない 会議に浪費されるということになります。

ちなみに、日本のビジネスマンの会議参加回数と時間の平均値はというと。

参加する会議の回数:6.2回/月
1回の会議時間:79.3分

▼まず、会議を整理することから始めたらいい

不要な会議は開催しない様にすることです。多くの人が無駄だと思っているのが、社内会議やミーティングですよね。

情報を共有するための会議は、現代では社内LANを使ったグループウェアや社内メールなどで共有することが可能です。会議の費用を考えれば、ITの活用で無駄を圧縮することができるんですね。

次に、意思決定の伴う会議ですが、これは意思決定者の選定と、判断材料の提供者をしっかりと選定して、事前に、何をどうやって意思決定するのかテーマと段取りを明確にしておくことで、かなりの時間短縮ができます。

このようにして、会議そのものの目的を見据えて、整理し、準備することで無駄な会議を減らしたり、会議の質を上げたりできます。

▼さて、一番の問題は、アイデアを生み出す会議の活性化

これが一番問題ですよね。

例えば、こんな調子で会議の招集がかかります。

「○○日○○時から売上拡大についての会議を行います。」
「各自、アイデアを募りますので考えておいてください」

いざ会議当日。

「では、売上を拡大するためのアイデアをお願いします」

「どなたか、良い案がある方、ご意見ください」

「・・・・シーン」

こんなパターンって多くないですか?

わたしのコンサル経験では、このケースが非常に多いです。ひどい時は社長が、溜まりかねて会議机を「バ~ン!」とやって、 「おまえら、なんだと思ってるんだ!」といって解散なんてことも何回か遭遇しました。

社長の気持ちも分かるのですが、この手の会議で机を「バ~ン!」ってのはご法度。こういう場合は、わたしも社長を追いかけて、退席します。ここで社長とお話しすると、冒頭に書いたような不満や愚痴を聞くことになるんですね(笑)

ですが、これって社員の方のスキルや意識の低さが問題であることって、少ないんですよ。

実際には、アイデアを胸の内に秘めて参加した社員もいるだろうし、アイデアを出すにしても、状況を理解しておらずアイデアを出す以前の
状態の方もいるでしょう。

そして、なによりも、社長が出席していることが実は問題なんです。

小さな会社では、この手の会議にはワンマン社長が参加しているケースが多いのですが、自由なアイデアを創出する段階の会議で、意思決定者である社長の存在は不要なんです。

なぜかというと、自由なリラックスした発言が阻害されるから。 アイデア創出が目的の会議が、アイデア潰しの会議になってしまうんです。

▼活発な意見やアイデアが飛び交う会議にする方法

わたしがオススメするのは、以下の方法です。

まず、「事前準備」

会議の3日前には必ず以下の事を盛り込んだ情報を参加者に伝える
・何のアイデアを考えれば良いのか目的を具体的に伝える
・目標があるテーマであれば、数値目標を伝える
・現在の状況や、制約条件なども伝える

そして、「会議」

会議の進め方ですが、これは2つの方法があります。

・ブレストーミング
・KJ法

ブレストーミングでは、参加者同士で思いついたことを、どんどん発案していって、アイデアをぶつけ合います。これを担当者が取りまとめていくという形式ですが、重要なのは、批判は一切しないこと。

ブレストで、発想を広げるには、わたしは演劇ブレストと呼んでいますが配役(お客さん役・取引先役など)を決めて、その立場のセリフを言っていく方法が面白いです。

一番難しいのは、どんな馬鹿な事でも発言することなんです。この心の垣根を無くす場作りが難しいので、我々コンサルタントがこの役
を買ってでることも多いです。

発言がどうしても苦手な方が多かったり、雰囲気が重い場合は、KJ法という方法を試してみるのも良いですよ。

KJ法というのはブレーン・ストーミングなどで出されたアイデアや意見、または収集された雑多な情報を1枚ずつ小さなカード(紙キレ)に書込みそれらのカードの中から近い感じのするもの同士を2、3枚ずつ集めてグループ化していき、それらを小グループから中グループ、大グループへと組み立てて図解していくものです。やり方に関しては、ネットや書籍で調べて見てください。

実は、このKJ法というやり方はITコーディネータの実習過程で、初めてわたし自らが体験した方法なんですが、効果が高いので、その後はクライアントさんにブレイクダウンしてお伝えしている方法なんです。可視化しながら作業していくので、テーマの解決に役立つヒントやアイデア・ひらめきが生み出される確率が高くなります。

そもそも、アイデアという段階は、方向性がブレなければ、どんな馬鹿な意見でもアイデアに成りうるんだという風に認識することが大切なんですね。

まとめると・・・

●事前にベクトルを合わせる
●会議では「大人な馬鹿」になる

「大人な馬鹿」というのは、「単なる馬鹿」では無いという意味です(笑)

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