給与計算のしごと

第53号 年末調整の準備「書類の配布と回収」

column年末調整は毎月の源泉徴収で考慮されていない各種控除や扶養親族の異動等を反映させる手続きともいえます。これらの情報は各社員から提出してもらう申告書によって確認します。12月になってあわてないためにも早めに社員に申告書等の提出物を案内して11月の終わりまでには回収しましょう。今回は年末調整の準備で配布する書類と回収について解説します。

配布と回収が必要な書類

1.本年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

配布+回収

昨年の年末に記入してもらった本年分の「平成24年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を再度配布します。 本年12月までに扶養親族等に変動があった場合は税額も変動しますので、 配布した書類に朱書きで変動部分を記入してもらいます。

2.翌年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

配布+回収

年末調整できるのは、給与所得者の扶養控除等(異動)申告書を提出した人だけです。上記1の朱書きした内容を見ながら新たに翌年分の「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を記入してもらいます。

3.本年分 給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書

配布+回収

生命(地震)保険料控除や配偶者特別控除を受ける人は提出が必要です。
配偶者に所得がある場合には、右欄「給与所得者の配偶者特別控除申告書」へ必ず記載をお願いします。
 
 ・一般の生命保険料が9,000円を超える場合は、その証明書
 ・個人年金に加入している場合は、その証明書
 ・損害保険に加入している場合は、その証明書
 ・国民年金保険料等の保険料を支払った場合は、その証明書
 ・小規模企業共済等掛金に加入している場合は、その証明書

4.本年分 (特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書

対象者のみ回収
 
「給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書」や「年末調整のための(特定増改築等)住宅借入金等特別控除証明書」の交付を受けるためには、確定申告が必要です。
住宅借入金等特別控除を受けた年の翌年以後の年分の「給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書」及び翌年分の「年末調整のための特定増改築等住宅借入金等特別控除証明書」が税務署から送付されます。なお、その時期は、確定申告をした年の10月頃となります。

実際の配布実務手順と補助資料

配布と回収が必要な書類は前項でお話ししましたが、いざ実務となると、「いつ・どのように」すればいいのか分からないという事務担当者の方が多いので、ここでは、わたしが提案する実務の手順をご紹介します

1.資料の配布時期

毎年10月以降には年末調整用の書類が入手できるようになりますので、10月中に配布するようにします。各種資料は税務署の説明会に参加すると入手できますが、説明会の少し前には税務署に用意されているので早期に入手したい方は税務署に電話してご確認ください。
※翌年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書は、来年の新入社員にも使用しますから多めに入手すると良いでしょう。

2.資料の配布(10月下旬)

以下の様な書類を従業員に配布してスムーズに実務が進むように工夫しましょう。
この提案では年末調整ガイドと年末調整チェックシートを同時に配布することで記入や回収後お事務処理が円滑に進められるようにしています。

 1)年末調整ガイド
 2)年末調整チェックシート
 3)本年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
 4)翌年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
 5)本年分 給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書

3.資料の回収(11月下旬)

資料の回収は、11月末日までを目標に回収すると、その後の年末調整事務事務作業を余裕をもって進めることができます。

 1)年末調整チェックシート
 2)本年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
 3)翌年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
 4)本年分 給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書
 5)各種証明書・領収証など
 6)本年分 (特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書 (※対象者のみ)

※人数が多い場合は、配布や回収をチェックするためのチェックリストを作成して管理されることをお勧めします。

参考. 「年末調整ガイドと年末調整チェックシート

 年末調整ガイド

 年末調整チェックシート

 

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